Para Flora Alves, CLO da SG – Aprendizagem Corporativa, um caminho capaz de evitar que os colaboradores tornem-se parte destes números é ajudá-lo a equilibrar a vida pessoal com a profissional. Afinal, pessoas saudáveis cumprem com as obrigações da empresa sem abrir mão do lazer. Na prática, este objetivo é alcançado com uma receita simples: o tempo. “É inegável que o mundo corporativo exige metas e prazos. Porém, uma boa gestão das horas é capaz de aumentar tanto a produtividade como a qualidade de vida do funcionário porque o deixará leve e motivado”.

Ainda de acordo com a CLO, o tempo produtivo é definido por meio da comparação entre o total produzido em determinado período e o que deveria ser feito no mesmo intervalo de horas. Por fim, o resultado em porcentagem indica a eficácia da gestão. Ou seja, o ideal é realizar uma tarefa com o menor uso de recursos seja de período, orçamento ou pessoas. Confira abaixo sugestões de como alcançar esta meta:

– Definir prioridades: um dos erros mais graves na gestão de tempo é a procrastinação que acontece principalmente em demandas complexas. Neste caso, para amenizar o acúmulo de tarefas e por consequência crescer a produtividade é fundamental estimular o colaborador a sair deste ciclo. Do contrário, as energias serão gastas com obrigações de pouca relevância. Uma alternativa é listar diariamente as tarefas urgentes, importantes e circunstanciais a fim de definir as prioridades. Ao concluí-las, o cérebro libera endorfina que gera a sensação de bem estar responsável por motivar a equipe a trabalhar na próxima demanda.  

– Promover a autonomia: é preciso acreditar na capacidade de toda a equipe para distribuir as tarefas a fim de evitar a sobrecarga e possivelmente o acúmulo de tarefas em apenas uma pessoa. Portanto, dê autonomia aos colaboradores.

– Disponibilize espaços de descompressão: produtividade não está relacionada à quantidade de horas que o funcionário está com o foco no trabalho. É necessário ter momentos para esfriar a mente e recarregar as energias. Dessa maneira, os espaços de descompressão como uma cafeteria ou sala de jogos são indispensáveis.

– Incentive uma tarefa de por vez: os profissionais multitarefas estão surgindo no mercado. Porém, ao prestar atenção em mais de uma atividade por vez o colaborador perde um pouco da assertividade. É melhor finalizar menos demandas em um dia, mas com qualidade do que precisar ter um retrabalho.

– Identifique as distrações: talvez responder aquele e-mail que acabou de chegar ou comparecer a uma reunião que não necessite efetivamente da participação do funcionário sejam distrações que o tirem da produção. Neste caso, é imprescindível rever a rotina para identificar as situações que não são prioridade naquele momento ou nem requerem a atenção do colaborador.

– Aceite o não: o colaborador está apto para perceber as demandas que ele pode ou não aceitar por conta do tempo. Portanto, caso ele diga não, aceite. É fundamental que ele termine as tarefas para conseguir iniciar as próximas.

– Estimule a otimização de decisões: o ex-presidente Barack Obama sempre usa ternos azuis, pretos ou grafite para cortar decisões do dia a dia. Na prática, essa estratégia pode ser utilizada em qualquer situação. Quanto mais o funcionário otimiza as decisões, mais tempo ele terá.

E você, promove ações para otimizar o tempo na empresa a fim de melhorar a saúde mental dos colaboradores e aumentar a produtividade? Se sim, compartilhe as práticas com a gente!