Reconhecer quais são os riscos e oportunidades que a organização pode enfrentar interna e externamente, saber e identificar quais são as partes interessadas, conhecer todos os processos da organização, tudo isso é essencial para que o sistema de gestão opere com qualidade para entregar produtos e serviços que satisfaçam as necessidades dos seus clientes e aumentem a produtividade da organização, diminuindo falhas, defeitos ou desperdícios.

Mas para isso, é necessário “pensar fora da caixa”. É necessário que os gestores das empresas pensem além da execução de seus processos. É permitir, por exemplo, que os colaboradores participem das ações e sejam ouvidos. Eles conhecem os processos, as dificuldades e as necessidades dos clientes. É conversar com outras áreas, com outras empresas do mesmo segmento, realizar reuniões de brainstorming, que é uma atividade desenvolvida para explorar a potencialidade criativa de um indivíduo ou de um grupo – criatividade em equipe – colocando-a a serviço de objetivos pré-determinados. É deixar de olhar para o micro e passar a olhar para o macro.

Pensando em todos os aspectos da empresa

Para avaliar o contexto organizacional é preciso determinar os fatores internos e externos de uma empresa. O interno significa fazer o levantamento de dados dos recursos humanos, tecnológicos, financeiros e materiais que estão disponíveis e quais desses recursos precisam ser adquiridos de fontes externas para que a empresa seja capaz de executar suas atividades com qualidade. Do mesmo modo, analisar o contexto externo compreende fazer um levantamento de dados dos fatores político-legais, culturais, sociais, econômicos, tecnológicos, entre outros, que poderão afetar a capacidade da organização de alcançar os resultados pretendidos com suas atividades. O que acontece fora da empresa que pode influenciar o seu produto ou serviço?

Definir quem são as partes interessadas, também conhecidos como Stakeholders, também faz parte do entendimento do contexto organizacional. É necessário saber quem são as pessoas de maior interesse e influência nas atividades da organização como clientes, sociedade, acionistas, sindicatos, fornecedores, governo, concorrentes etc. Determinado isto, é preciso entender quais são as necessidades e expectativas dessas partes interessadas em relação à organização, e como isso pode afetar as atividades e os resultados que a empresa quer alcançar.

Outro ponto importante é determinar o escopo do SGQ – Sistema de Gestão da Qualidade, citando quais são os processos que seguem os requisitos de qualidade da norma e também o que não são aplicáveis às atividades da empresa e o porquê eles não serão atendidos pelo SGQ, servindo como orientação para as auditorias internas e externas.

Entendendo o que pode influenciar a organização e quais são os processos que fazem parte do Sistema de Gestão da Qualidade, é necessário listar as atividades e organizar esses processos em sequência, determinando quem serão os responsáveis pela execução das atividades e quais os métodos que vão ser utilizados.

Com todas essas informações, é possível identificar quando um processo precisa do outro para dar sequência, o que é necessário ser feito em um para que o outro comece, quais estão interligados. Questionamentos apareceram como qual a relação do processo de compra com o processo de fabricação do produto? Ou qual a relação entre o processo de aquisição de clientes com o processo de fabricação do produto? Ou qual o melhor colaborador para executar determinada tarefa?

O contexto da organização é uma maneira de fazer com que os gestores das empresas pensem além da execução de seus processos, que pensem “fora da caixa”. E isso significa gerar ações hoje para colher os frutos amanhã!

Uso da ferramenta Trahentem®

Um bom exemplo de ferramenta para ajudar no processo de estruturação destas informações de uma forma que não fique confuso é encontrada na ferramenta Trahentem®, criada por Flora Alves, uma das maiores especialistas em aprendizagem corporativa do Brasil. É uma ferramenta para o design de soluções de aprendizagem (e não apenas para treinamentos) que utiliza três modelos de Canvas que foram elaborados para facilitar o processo de diagnóstico, a seleção de conhecimentos e conteúdos e o design de soluções a partir de metodologias de aprendizagem focadas na maneira como as pessoas aprendem.